Elementos Esenciales de una Buena Propuesta para Fondos Federales

Un proyecto que recibe fondos federales (ya sea en el área de investigación, mercadeo, protección de recursos o en otra área) tiene las mismas características que cualquier buen proyecto.

• El proyecto tiene objetivos bien definidos;
• una estrategia clara para alcanzar las metas;
• un calendario de actividades realista;
• la gente, dinero, y otros recursos necesario para lograrlos;
• elementos para evaluar el proceso cuando se termina;
• y una manera efectiva de comunicar los resultados a cualquier grupo que necesite oírlos;
• Muchos proyectos exitosos se fortalecen cuando se trabaja en construir coaliciones de apoyo; y
• Los buenos proyectos buenos usan los recursos existentes para obtener nuevos recursos. Las instituciones que financian proyectos ven con muy buenos ojos (y generalmente ponen como requisito) que se cuente con fondos de contrapartida local. Lo consideran como un indicador del compromiso con el proyecto. Los fondos de contrapartida pueden ser contribuciones “en especie” (por ejemplo: trabajo voluntario, equipo o herramientas), o en efectivo.

Prerequisitas para Formar un Proyecto Bueno

• Incluya solamente a aquellas personas comprometidas en el proceso de diseño y planificación;
• Planee todo con tiempo suficiente. Identificar metas, objetivos, estrategias, evaluaciones y hacer un presupuesto, un calendario llevan mucho tiempo, especialmente cuando es un grupo el que decide; y
• Asegúrese de hacer las preguntas correctas y de contestarlas con cuidado.

Como entender los Programas Federales y como hacer para aprovecharlos

Cuando evalúe qué programa federal (si es que existe uno) puede ayudarlo a lograr sus objetivos, hay que tener en cuenta que pocos programas han sido diseñados para proyectos exactamente como el suyo. En vez de perder tiempo con programas que no son compatibles con las metas de su proyecto, dedique tiempo a investigar com su proyecto puede insertarse en el marco de los programas existentes.

• Piense constructivamente y en términos amplios sobre las necesidades de su proyecto. Los problemas que se tratan de solucionar con ayuda federal son bien complejos y muchas veces hay mas que una solución;
• Identifique programas que tiene recursos y objetivos que son similares a los suyos;
• Infórmese sobre que tipos de proyectos han recibido dinero de los programas federales en el pasado; y
• Algunas preguntas para considerar:
  • Cuales son los objetivos y misión del programa? Cuales proyectos han recibido dinero en el pasado? Es el tipo de asistencia que el programa proporciona lo mejor para sus necesidades?
  • Que tipo de financiamiento tiene el programa? Que porcentaje de los proyectos presentado obtienen financiamiento? Cual es la duración promedio de los proyectos? Cual es el monto promedio otorgado?
  • Cuales son los requisitos para obtener financiamiento, con respecto a los fondos de contrapartida, a los usos de fondos? Puede recibir el dinero al principio (antes de incurrir en los gastos) o solamente como un reembolso (es el caso mas típico)?
  • Son las fechas de entrega de las propuestas y el calendario de otorgamiento de fondos adecuado para su proyecto? Se financian proyectos de mas de un año de duración?
  • Consideran aquellos que recibieron fondos en el pasado que los requerimientos de rendición de cuentas son razonables y que el programa esta bien administrado?

Como Presentar una Solicitud Federal… Una Nueva Forma de Arte

Una vez que ha diseñado un buen proyecto, hay que prepararlo para presentarlo y que tenga la mayor probabilidad de ser aceptado. Algunas cosas a considerar:

• Lea la Solicitud de Propuestas (en ingles: Request for Proposals o RFP) o Anuncio de la Disponibilidad de Fondos (en ingles: Notice of Funding Availability o NOFA) tres veces, por lo menos! Preste atención al formato, fecha limite, otros tipos de requerimientos para financiamiento, y otros requisamientos dichos. Esté dispuesto a hacer ajustes a su propuesta cada vez que decida presentarla;
• Identifique los puntos centrales, especialmente como su propuesta contribuye a las metas mas importantes del programa federal;
• Sea preciso y exacto, resista la tentación de exagerar o hacer promesas que no puede cumplir;
• Use lenguaje claro y conciso para que la propuesta sea fácil de leer;
• Pida a alguien de confianza que revise la propuesta. Es la propuesta clara, legible y correcta gramaticalmente?
• Este seguro que el presupuesto es exacto, claro y está acompañado por una narrativa. El presupuesto narrativo ayuda a clarificar los puntos que podrían no estar claros para la persona que evalúa la propuesta;
• Llame a los empleados del programa si tiene preguntas. No trate de adivinar si las reglas del RFP o NOFA se aplican a usted;
• Esté seguro que entiende el proceso de evaluación. Toman la decisión unas pocas personas o un grupo mas grande? Si la persona listada como contacta es la misma que toma las decisiones de financiamiento, tómese el tiempo necesario para entender sus preferencias. Sea amable y no combativo cuando habla de su proyecto; y
• Si algún proyecto suyo ha sido rechazado en el pasado, pregunte la razón antes de escribir otra propuesta. No se desanime! La mayoría de propuestas que reciben financiamiento son el resultado de intentos sin éxito en el pasado.